おすすめのスキャニング代行サービスをご紹介します

スキャニング代行サービスとは？

スキャニング代行サービスとは、契約書や請求書、設計図、名刺、書籍などの紙媒体を高精度なデジタルデータに変換するサービスを指します。

PDFやJPEGといった形式で電子化することにより、情報の管理や検索、共有を容易にできるようになるのが特徴です。昨今、管理や検索性の向上、業務効率化、保管スペースの削減を目的として、多くの企業や官公庁、教育機関などで導入されています。

自社でスキャニングを行う場合は、人手に余裕があり、かつ業務用スキャナーを保有していることが前提となります。しかし、社内にあるすべての文書を電子化するには膨大な作業時間を要し、人手の確保が難しい企業にとっては大きな負担です。

また、OCR処理や特殊な用紙サイズに対応するためには専用の機器が必要となり、自社でこれらを揃えるためのコストも発生します。

一方でスキャニング代行サービスは、これらの業務を代行するため、短期間で大量の文書をスピーディーに電子化できるという特徴があり、電子帳簿保存法への対応やDXの推進を急ぐ場合にも適しています。加えて、万全なセキュリティ体制のもとで作業が行われるため、自社対応に比べて情報漏洩のリスクを最小限に抑えることが可能です。

文書の持ち出しができない場合には、出張サービスで対応する業者もあり、データにするだけでなく、ファイル名の編集やOCR処理など、コンピューターで活用しやすい形に整えるサービスも提供されています。

スキャニング代行サービスを選ぶポイント

スキャニング代行サービスを選ぶときに押さえておきたいポイントは以下の4点です。これを踏まえたうえで、おすすめのスキャニング代行サービスを具体的にご紹介します。

スキャニング代行サービスのメリット

紙の書類を電子化することは、業務効率化や情報管理、災害対策など多方面で大きな効果をもたらします。書類管理には人材や時間、設備などの負荷が常にかかりますが、データ管理へ移行することでこれらの経営リソースを大幅に節約し、コスト削減を実現可能です。

ここでは、スキャニング代行サービスを利用して書類を電子化した場合のメリットを詳しく見ていきましょう。

コア業務に集中できる

スキャニング代行サービスを利用すれば、社内のリソースを割く必要がなくなるため、企業内で重要とされるコア業務に集中できるというメリットがあります。これが結果として業務の効率化につながり、企業の運営もスムーズに行えるようになるでしょう。

たとえば、請求書をデータ化した場合、受領後の事務処理などもデジタル上で完結しやすくなり、迅速に事務処理が行われるため、取引先への素早い支払いが可能になるといった効果も期待できます。デジタル化の進展は、活用できるITツールやシステムの選択肢を広げることにもなり、さらなる業務改善のきっかけにもなります。

書類管理の効率化・検索性の向上

資料をデータ化することにより、作成した日付やファイルの名前、特定の語句を用いた検索が行えるようになり、必要な情報を即座に引き出せるようになることも大きなメリットです。キャビネットから目的の書類を探し出す手間を省けるため、実務のスピードが向上するのは明らかといえるでしょう。

スキャニング代行サービスでは、指定のルールに基づいたファイル名への変更や、タグの設定、OCRによるテキスト化といった細かな要望にも対応可能です。自社でこれらを行う場合には入力作業の負担が大きくなりますが、代行サービスを利用すれば最小限の労力で検索性を高められます。

一元管理されたデータは、拠点間での情報共有を早めることにもつながるため、書類の管理ややり取りの手間を大きく削減できるようになるでしょう。

保管スペースの削減

書類を電子化することで、オフィス内に設置していた棚やキャビネットを整理でき、物理的な占有面積を大きく減らすことが可能です。空いたスペースは、会議室や従業員の生産性を高めるための共有エリアなど、別の用途に有効活用できます。

また、紙媒体の保持には、火災保険の費用や劣化を防ぐための空調管理、オフィスの賃料といったコストが継続的に発生します。外部の保管庫を利用している場合にはその委託料もかかりますが、電子化によってこれらの出費を抑えられる点もメリットです。必要な書類だけを厳選して残すことができるようになるため、長期的なコストの最適化につながるでしょう。

セキュリティの強化

重要な情報を扱う場合、紙での運用よりも電子データによる管理の方が、安全性を確保しやすい側面があります。パスワードの設定やデータの暗号化、認証システムとの連携を行うことで、不正閲覧や内容の改ざん、操作ミスによるリスクを抑えられるためです。

さらに権限の設定を細かく行えば、閲覧や編集の履歴を記録に残すこともでき、情報の取り扱いレベルを向上させられます。誰もが立ち入る場所に書類が置かれている状態では、紛失などの人為的な過失が起こり得ますが、データ化して一元管理を行えば、原本を紛失する懸念を払拭できるのです。

より強固な管理体制を構築することで、社内の安全性向上はもちろん、外部へ信頼性をアピールできる点もメリットです。

災害対策

紙の資料は、火災や水害、地震といった災害に遭った際、破損や消失のリスクが発生します。重要な社内資料が失われることで、業務継続が難しくなったり復旧に多くの時間がかかってしまったりすることも考えられます。

これに対し、電子化されたデータはバックアップを保持することで、物理的な被害から情報を守ることが可能であり、不測の事態においても事業を継続させるためのBCP対策として機能します。

たとえば、社屋が被災して建物に被害が出たとしても、クラウド等にデータを保存していれば、事業を再開するまでの期間を短縮できるでしょう。加えて、電子データは経年による劣化がなく長期間の保存にも適しており、紛失の心配が少ないこともメリットです。

電子帳簿保存法への対応

電子帳簿保存法は、税法に関連する帳簿や書類をデジタルデータで保存するための規則を定めた法律です。国税に関わる資料を電子的に保持する際には、この法律が定める要件を満たした状態でスキャニングを行わなければなりません。

多くのスキャニング代行サービスは、こうした法的要件に準拠した作業内容を提供しており、法令に基づいた適切なデータ保存が可能です。専門の業者に依頼することで、自社で細かな法規制を確認する手間を省き、コンプライアンスを遵守しながらスムーズに書類の電子化を進められる点は、スキャニング代行サービスに依頼する大きなメリットといえるでしょう。

スキャニング代行サービスのデメリット

スキャニング代行サービスは多くのメリットがある一方で、あらかじめ把握しておくべきデメリットも存在します。依頼する書類の種類や状態によっては対応が難しいケースがあるほか、外部への委託に伴う費用についても事前に把握しておくことが重要です。

ここでは、依頼する前に把握しておくべき具体的なデメリットについて解説します。

スキャンできない書類もある

スキャニング代行サービスでは、著作権に触れる可能性がある小説などの文芸作品やビジネス書、教科書、雑誌といった書籍類はスキャンを断られる場合があります。

また、ホチキス留めやクリアポケットに入った書類、製本された冊子などは、そのままでは正確なスキャンができない場合があります。これらを取り除いて作業するか、解体してスキャンするかによって料金が変動することもあるため、事前に相談したうえでスキャニング代行サービスを選びましょう。

費用がかかる

スキャニング代行サービスを利用する際には、当然ながら費用がかかります。しかし、自社で対応する場合に必要となるスキャナー機器や裁断機の導入コスト、そして作業にあたるスタッフの人件費が発生せず、業者のスタッフがすべての工程を代行してくれるため、結果として自社でスキャンを行うよりも、全体の費用を安く抑えられる可能性があります。

そのため、委託料だけでなく、機材費や労力を含めたトータルのコストで比較検討しましょう。

スキャニング代行サービスを選ぶ際に重視するポイントは？WEBアンケートで調査しました

ここまで、スキャニング代行サービスのメリットやデメリットについて解説してきました。スキャンできない書類もあるものの、書類管理の効率化や保管スペースの削減、セキュリティの強化、災害対策など、さまざまなメリットがあるため、書類の保管にお悩みの企業はぜひ利用を検討してみるとよいでしょう。

しかしさまざまなスキャニング代行サービスがあるため、どのように選べばよいか分からないという方もいるのではないでしょうか。そこで当サイトでは「スキャニング代行サービスを選ぶ際に重視するポイント」についてWEBアンケート調査を実施したので、業者選びの際はぜひ参考にしてみてください。結果は以下の通りです。

第1位は「セキュリティ対策が万全か」でした。企業の機密情報や個人情報を含む書類を外部に預ける以上、セキュリティ体制への関心が最も高い結果となりました。入退室管理や監視カメラの設置、作業エリアの分離といった物理的セキュリティに加え、データの暗号化やアクセス権限管理など情報セキュリティの仕組みも重要視されています。

また、PマークやISMSなどの認証取得状況を確認する企業も増えています。客観的に判断して安心して任せられるサービスを選ぶようにしましょう。

第2位は「スキャン品質が高いか」でした。電子化の目的は、単に紙をデータ化することではなく、その後の検索性や業務効率向上につなげることにあります。そのため、文字が鮮明に読み取れる解像度、傾きや影のない仕上がり、カラー原稿の正確な再現性など、品質面を重視する回答が多く見られました。

OCR精度の高さも業務活用に直結する要素として注目されています。低価格でも品質が不十分であれば再スキャンや修正が発生し、結果的にコスト増につながるため、安定した品質管理体制を持つサービスを選びたいものです。

第3位は「対応可能な書類の種類やサイズが豊富か」でした。企業が保有する書類は、A4サイズの契約書だけでなく、図面や製本資料、伝票、名刺、古い帳票類など多岐にわたります。そのため、多様なサイズ・紙質・形状に対応できるかどうかは重要な比較ポイントです。

特にA3以上の大判図面や冊子の非破壊スキャンなど、専門的な設備やノウハウが必要な案件では、対応可否がそのまま発注先の決定要因になります。将来的な追加依頼も見据え、幅広い書類に柔軟に対応できるサービスを選んでおくと安心です。

第4位は「原本の溶解処理に対応しているか」でした。書類の電子化後、原本を保管し続けるか廃棄するかは多くの企業が直面する課題です。保管スペースの削減や情報漏えいリスク低減の観点から、溶解処理まで一括で依頼できるサービスへのニーズが高まっています。

特に機密文書の場合、通常の廃棄ではなく、証明書を発行してくれる溶解処理を求める企業が増えています。スキャンから廃棄までワンストップで対応できるかどうかは、業務負担の軽減とコンプライアンス強化の両面で評価されているポイントと言えるでしょう。

アンケートの結果は以上です。ここからは、スキャニング代行サービスを選ぶポイントついてより詳しく解説していきます。

スキャニング代行サービスを選ぶポイント

スキャニング代行サービスは業者ごとに対応範囲や品質、サポート体制が異なります。満足のいく電子化を実現するには、サービス内容を比較し、自社の目的や運用に合った業者を選ぶことが大切です。

ここでは、サービスを選ぶ際に確認しておきたいポイントをご紹介します。

対応可能な書類の種類やサイズ

スキャニング代行サービスを選ぶ際は、電子化したい書類の種類やサイズに対応しているかを確認することが重要です。一般的なA4サイズの書類であれば多くの業者が対応可能ですが、名刺のような小さいものや、A3を超える大判図面などは専用の機材が必要となるため、業者によって対応できないケースがあります。

また、古い帳簿や特殊な製本が施された完成図書、カタログなどは対応できる企業が限られるため、あらゆる種類やサイズの紙文書を扱える実績があるかどうかをチェックしましょう。また、原稿の状態に合わせて、裁断を行う破壊スキャンと、原本を傷つけない非破壊スキャンの両方に臨機応変に対応できる業者を選ぶとより安心です。

セキュリティ体制

スキャニング代行サービスは機密性の高い書類を外部へ預けることになるため、セキュリティ体制の確認は欠かせません。プライバシーマーク認証などの第三者認証を取得していることはもちろん、監視カメラやセキュリティカードキーによる徹底した管理下で作業が行われているかを確認しましょう。

さらに、個人情報保護士や情報セキュリティ管理士、知的財産管理技能士といった情報セキュリティに関する有資格者が在籍している業者は、専門知識に基づいた安心安全な作業を期待できます。情報漏洩のリスクを最小限に抑えるためにも、セキュリティ面をしっかりと確認し、任せても不安を感じないサービスを選びましょう。

スキャン品質

データの視認性や実用性を左右するスキャン品質は、業者の技術力や管理体制によって大きく差が出る部分でもあるため、どのような品質で対応しているのかも必ずチェックしてください。データ化したい資料が劣化している場合でも、その状態に合わせた最適な方法を選択し、原稿を傷めることなく作業を行えるといった業者であれば安心して依頼できます。

一般的な文書には300dpi程度の解像度が適していますが、設計図や細かな文字が含まれる資料ではさらに高い解像度が求められることがあります。用途に応じた最適な設定を行い、要望に沿ったデータを作成できるかどうかを事前に確認しておくと安心です。加えて、画像補正機能やOCRでのテキスト検索が可能であるかを確認しておくと、納品されたものとイメージとの齟齬が生まれにくいでしょう。

原本の取り扱い

スキャニング終了後の原本の扱いについても、自社のニーズに合うサービスを選択する必要があります。電子化した後も原本を保管しておきたいという場合には、スキャン後に再製本や加工ができるかを必ず確認しましょう。

また、不要になった原本の廃棄まで依頼できると便利です。廃棄を依頼する場合は、溶解処理などの機密抹消が行われ、廃棄証明書を発行しているサービスであれば、セキュリティ面でも不安が残りません。原本の引き取りから、最終的な処分までをワンストップで、かつ社内一貫体制で対応できる業者を選ぶことで、やり取りの手間を省き、情報漏えいなどのリスクを最小限に抑えることも可能です。

スキャニング代行サービスの流れ

スキャニング代行サービスを利用する場合、まずは電話やメールで相談し、書類の数量や保存状態、納期などを伝えましょう。ヒアリング内容に基づき、見積もりや仕様が提示されますが、数量が多い場合は現地で直接原稿を確認することもあります。

契約後は、機密保持などの手続きを経て原本を業者へ預けます。受け渡しは郵送や持ち込み、業者による引き取りなどの方法があり、預かった原本はセキュリティの保たれた空間で管理されます。

作業工程では、まずホチキス外しなどの前処理を行い、原本に適したスキャナーで画像化し、その後、ページの抜けや傾き、汚れがないかをスタッフが目視などで入念にチェックします。データはDVDやUSB、サーバーアップロードなど希望の形式で納品されます。

原本は返却のほか、溶解処理による廃棄を選択することもでき、廃棄証明書の発行を行っているサービスもあります。

スキャニング代行サービスの料金相場

スキャニング代行サービスの料金相場は、書類のサイズや解像度、スキャンの方法といった複数の要素によって決まります。また、一般的なA4書類を300dpiでスキャンする場合、1ページあたりの単価が設定されますが、原本の状態および裁断可能かどうかによって費用は大きく変動します。

費用が高くなる条件としては、高解像度での指定が挙げられます。標準的な設定よりも高い解像度を指定すると、処理時間の増加に伴い料金も1.2倍から1.5倍程度加算されます。

また、モノクロよりカラーの方が高く、A3を超える大判サイズや特殊な機材を要する絵画などはさらに高額です。そのほか、ホチキス外しなどの前処理、OCR処理やファイル名編集といったオプションの追加、特急納期、機密性の高い書類のための出張スキャンサービスなどを利用する場合も、相場より費用が膨らむ要因となります。

膨大な書類を電子化する場合などは事前積算の想定ページ数から実際に作業が始まると数量及び費用が大きく変わってしまうという事も起こりえます。段ボール一箱あたりの金額設定など予算管理がしやすいサービスを利用することもオススメです。

スキャニング代行サービスの活用でペーパーレス化を進めよう

スキャニング代行サービスの活用は、書類のデータ化のみにとどまらず、業務効率の向上やセキュリティ強化、さらには災害対策といった多大なメリットを企業にもたらします。

自社で膨大な書類を電子化するには多くの時間と労力を要しますが、専門の知識や技術を持つプロの業者へ委託することで、コア業務に集中しながら高精度なペーパーレス環境を実現できることが大きな魅力です。長年蓄積された紙の資料を整理してデジタル活用を推進し、さらに業務の柔軟性を高めていきましょう。